සම්මන්ත්රණ සැලසුම් පිරික්සුම් ලැයිස්තුව

01 - සිදුවීමේ අරමුණ තහවුරු කරන්න

• ප්රේක්ෂක කවුද?
• සම්මන්ත්රණයේ මාතෘකාව කුමක්ද?
• ස්ථානගත කළ යුත්තේ කොතැනින්ද?
• ජනයා සහභාගි වන්නේ මන්ද?
• සම්මන්ත්රණයේ න්යාය පත්රය කුමක්ද?

02 - ප්රධාන ආකෘති විස්තරය මාර්ගෝපදේශ සමාලෝචනය කරන්න

සම්මේලන සම්මේලන කවුන්සිලය විසින් සැලසුම් කරන ලද සිද්ධීන් පිළිබඳ විස්තර පිළිබඳ තොරතුරු නිරීක්ෂණය කිරීමට අවස්ථාවක් හෝ රැස්වීම් සැලසුම් කරන්නකුට උපකාරී වන හොඳ පරිචයන් පිළිබඳ විශිෂ්ට මූලාශ්රයක් ලෙස සැලකිය යුතු මෙවලම් මාලාවක් ස්ථාපිත කර ඇත. නොමිලේ බාගත මෙවලම් සමඟ, අදාළ තොරතුරු ලැයිස්තුවක් නිර්මාණය කිරීමට ඕනෑම උත්සව සැලසුම්කරුවෙකුට උපකාර කරනු ඇත. මෙයට ඇතුළත් වන්නේ, නමුත් එයට සීමා නොවී:

• Event profile (දිනය, කාලය, ස්ථානය, සම්බන්ධතා, ආදිය)
• සිදුවීම් සංවිධායක / සත්කාරක සබඳතා තොරතුරු
• සැපයුම්කරු සම්බන්ධතා තොරතුරු
• නරඹන්නන්ගේ පැතිකඩ
• අවකාශය අවශ්යයි
• කෑම බීම
• A / V අවශ්යතා
• කාර්යය / කාමර සැකසුම

03 - ඉසව් ප්රෝෆයිලයක් සාදන්න

සැළැස්ම අවට ඇති මූලික ප්රශ්න කිහිපයක් සැලසුම් කරන්නා වූ පසු රැස්වීම සඳහා හැකි ස්ථානයක් පර්යේෂණය කිරීමට කාලය මෙය වේ. සංවිධායකයින් සහ ආගන්තුකයන් දෙකම සඳහා සම්මන්ත්රණය වඩාත් පහසු කර ගත හැකි ස්ථානයක් තීරණය කිරීම සඳහා සංවිධායකයින් / ධාරකයා සමඟ සමීපව කටයුතු කිරීම වැදගත්ය. (අදහස් ලැයිස්තුවක් නිමක් නැති විය හැකිය):

• දේශීය හෝටලය
• දේශීය සම්මන්ත්රණ පහසුකම
• පෞද්ගලික අවන්හල් අවකාශය
• පුද්ගලික සමාජ කෞතුකාගාරය / චිත්රාගාරය

04 - සංක්ෂිප්ත සම්මන්ත්රණ අවශ්යතා සහ නැවත ඉදිරිපත් කිරීම යෝජනා.

බොහෝ සම්මන්ත්රණ පැවැත්විය හැකි සම්මන්ත්රණයක් සඳහා ඇස්තමේන්තුවක් ලබා දීමට ලැබීම සතුටට කරුණක්. ආහාර සැපයුම් හෝ විකුණුම් සම්බන්ධතා පහත දැක්වෙන BEO තොරතුරු අවශ්ය වේ:

• සිදුවීම සඳහා හැකි විය හැකි දිනය
• සහභාගී වන සංඛ්යාව
• කාමර සැකසුම (පන්ති කාමර, u-හැඩය, ආදිය)
• සිදුවීමේ වේලාව (පිහිටුවීම / ඉරීම)
• ආහාර හා බීම අවශ්යතා
• A / V අවශ්යතා (තිර, මිකා ආදී)
• කාමර සැකසුම

ඉඟිය: හෝටලයේ සිට ඔබේ උත්සවයට කැප වූ A / V තාක්ෂනය කුලියට ගන්න.

05 - න්යාය පත්රය සැකසීම හා / හෝ සකස් කිරීම

සිද්ධි සැළසුම්කරු උත්සවයේ සංවිධායක / සත්කාරක සමග සමීපව කටයුතු කිරීම ඉතා වැදගත් වේ. මෙම සිදුවීමේ න්යාය පත්රය ආරම්භක දිනයේ සිට ආරම්භක සංවාදයෙන් නිතර නිතර වෙනස් වන නිසා එය වැදගත් වේ. සැළැස්ම සැලසුම්කරු සැලැස්ම සකස් කිරීමට සහ සෑම දෙයක්ම නිසි ලෙස ක්රියාත්මක වන බවට වග බලා ගැනීම සඳහා ස්ථානය සමඟ සමීපව කටයුතු කළ යුතුය.

06 - BEO ගිවිසුම තහවුරු කරන්න

සම්මන්ත්රණයට සහභාගී වන පිරිසට ඉලක්කගත සංඛ්යාවක් හා ප්රාග්ධන අවශ්යතාවයන් සැළසුම් කරන විට සැලසුම්කරු විසින් ඔහු හෝ ඇය එම ස්ථානයේ ඉඩකඩ හා අදාළ අවශ්යතා සුරක්ෂිත කළ යුතුය. මෙම ගිවිසුමට අනුව බොහෝ ආහාර වර්ග හා පාන වර්ග අවශ්යතාවන්ට සරිලන පරිදි වැඩිපුර දින ගණනක් දක්වා වැඩිකිරීමට සැලැස්මට අවස්ථාව සැලසිය යුතුය. කෙසේවෙතත්, බොහෝ එකඟතාවන් සමූහය විසින් ප්රමාණ අඩු කිරීමට කොපමණ ප්රමාණයකට ඉඩ දෙයිදැයි ඇස්තමේන්තු කර ඇත.

07 - සිදුවීම් සන්නිවේදනය හා ද්රව්ය නිර්මාණය කරන්න

මෙය සමහර සැලසුම්කරුවන් සමඟ සම්බන්ධ විය හැකි අතර, අනිත් අයට එසේ නොවේ. සැබැවින්ම, සමහර රැස්වීම් සැලසුම් කරන්නන් පහත දැක්වෙන පරිදි වගකියනු ඇත:

• සිද්ධි ආරාධනා නිර්මාණය කිරීම
• මුද්රිත න්යායපත්රය සහ වෙනත් ද්රව්ය
• සහභාගිවන්නන් ත්යාග / කුසලාන
• නාම ලාංඡන නිෂ්පාදනය කිරීම
• නැව්ගත කිරීම් සංඥා සහ ප්රදර්ශන

08 - ලොජිස්ටික්ස් අවසන් කිරීම සඳහා උත්සවයේ සත්කාරක සමඟ කටයුතු කිරීම

මෙම සිදුවීමට පෙර, මෙම සිද්ධියට පෙර රැස්වීම් සැලසුම්කරුවෙකු සම්පූර්ණ කරන වැදගත් පියවර කිහිපයක් තිබේ. පහත සඳහන් දෑ සනාථ කිරීම සඳහා මෙය ඇතුළත් වේ:

• උත්සව කථිකයන්
• සිදුවීම් A / V අවශ්යතා
• සහභාගී වන්නන් සංඛ්යාව ගණනය කිරීම
• සත්කාරක කාර්යභාරයන් සහ වගකීම්
• සිද්ධි ද්රව්ය අවශ්යයි (වාර ගණන පරීක්ෂා කරන්න)

09 - සිදුවීම් සැකසුම

සිදුවීම් සැකැස්ම සඳහා BEO කාලසටහනට ඉඩ දෙන්නට වග බලා ගන්න. තවද එය සිදුවීමට පැය දෙකකට පමණ පෙර පැමිණීමට නියමිතය.

ඉඟිය: උදේම සම්මන්ත්රණය සැලසුම් කර ඇත්නම්, ඔබේ කණ්ඩායමට පෙර රාත්රිය සකස් කිරීමට ඉඩ සැලසීම සඳහා විකුණුම් සම්බන්ධතා විමසන්න (නමුත් පොදු වෙබ් අඩවියේ වටිනාකම් කිසිවක් ඉතිරි නොකරන්න).

සියලුම සිද්ධි ද්රව්ය, අත් පත්රිකා, සංඥා, ප්රදර්ශන, තෑගි, ලියාපදිංචි කිරීමේ වගු , නාම ලේබල් සහ තවත් අවස්ථාවන් සඳහා සූදානම් විය යුතුය.

අවවාදයයි: සමහර අවස්ථාවලදී ශබ්ද විකාශන යන්ත්රය සමහර විට රාත්රියේ ස්ලයිඩ වෙනස් වන අතර එම අවස්ථාවට විනාඩි 10 ක් විදුලිබල ස්ථානයට එකතු කළ යුතු නව ඉදිරිපත් කිරීම් සපයයි.

10 - සිදුවීම් ක්රියාත්මක කිරීම

ඔබ සූදානම් කළ පසු, සම්මන්ත්රණය සඳහා කාලය මෙය වේ. පහත දැක්වෙන දෑ බලා සිටින්න:

• සමහර අය හැම වෙලාවෙම ඉක්මනින් පැමිණෙනවා.
• සමහර අය නිතරම ප්රමාදයි.
• නිතරම යම් තාක්ෂණික ගැටලුවකි.