රැස්වීමක් අවශ්ය නම් ඔබට තීරණය කරන්න
පළමුව, රැස්වීමක් සැලසුම් කිරීම සැබවින්ම අවශ්යදැයි තීරණය කරන්න.
තොරතුරු හුවමාරු කරගැනීමට හෝ මාතෘකාවක් ගැන සාකච්ඡා කිරීම සඳහා හොඳම ක්රමයක් ලෙස බොහෝ අවස්ථාවලදී අපි රැස්වීමක් පවත්වනවා. නමුත් ඔබගේ පුවත් ඊ-තැපෑලෙන් හෝ සම්මන්ත්රණ ඇමතුමෙන් හෝ ඔබේ කාර්යාලයේ රැඳී සිටින සුළු පිරිසකට විනාඩි 15 ක පමණ කාලයක් ලබා ගත හැකි නම්, විධිමත් රැස්වීම මග හරින්න.
සැබවින්ම එහි සිටින ජනයාට පමණක් ආරාධනා කරන්න
කවදා හෝ රැස්වීමකට ආරාධනා කර ඇති අතර, මැද භාගයේ - ඇයි ඔබ සිටින්නේ මන්ද? ඔවුන් පැමිණීමට අවශ්ය නොවන රැස්වීමකට ආරාධනා කිරීම මගින් මිනිසුන්ගේ කාලය නාස්ති නොකරන්න. එය ඵලදායී රැස්වීමක් නොවනු ඇත. අයවැය ප්රශ්නවලට පිළිතුරු සැපයීම සඳහා රැස්වීමකදී කෙනෙකු ගිණුම්කරණයෙන් පැමිණිය යුතුද? එම කාර්යය සඳහා ගැලපෙන ගිණුම්කරුවෙකුගෙන් එක් කෙනෙකුට ආරාධනා කරන්න.
රැස්වීමකදී සාකච්ඡා කළ යුතු දේ ගැන සගයකු හෝ අධීක්ෂකයකු දැනුම් දිය යුතු නම්, ඔවුන් සැබෑ රැස්වීම වෙත ආරාධනා කිරීමට අවශ්ය නැත. රැස්වීම සාරාංශයක් පිළියෙල කර පසුව ඔවුන් වෙත යැවිය යුතුය. කාලය ඉතිරි කරන්නන් අගය කරනු ඇති අතර, ඔබ තොරතුරු ලිඛිතව ලබාදෙන බවට සහතිකයක් තිබේ. එනම්, ඔවුන් සාකච්ජා ගැන සම්පූර්ණයෙන් දැනුවත් බවය.
Out Meeting Reminders Out
ජීවිතය කාර්යබහුලයි. නියමිත කාලසටහනකට අනුව කැලැන්ඩර ඉක්මණින් වෙන් කර තබයි. ඔබේ රැස්වීමට දින දෙකකට පසු පසු රැස්වීමක සිහිනයක් යවන්න. එමගින් ඔවුන් සහභාගී වන බවට ප්රතිචාර දක්වන අය සනාථ කරනු ඇත. කාලසටහන වෙනස් කර ඇත්නම් සහ කලින් කලට දැන ගැනීමට ඔබට දැනුම් දෙනු ඇත.
න්යාය පත්රයක් තිබිය යුතුය
ඵලදායී රැස්වීම් සැලසුම් කිරීම සඳහා පළමුව සාකච්ඡා කළ යුතු දේ සැලසුම් කරන්න. රැස්වීමේ අරමුණ කුමක් ද? ඔබ කරන්නේ කුමක්ද? කලින් කල රැස්වීම් න්යාය පත්රය සකස් කර එය සහභාගී කරුවන්ට බෙදා හැරීම. ආරම්භක කාලය සටහන් කර මාතෘකාව සඳහා කෙටි මාතෘකාවක් ඇතුළත් කරන්න. දීර්ඝ, අතිශය සවිස්තරාත්මක න්යාය පත්රයකින් ඔබේ ම රැස්වීම නතර කරන්න එපා. විශේෂිත ප්රදේශයක වාර්තා කිරීම සඳහා වගකිව යුතු ඕනෑම පුද්ගලයෙකු විසින් නම් කරන්න.
අපේක්ෂාවන් ගැන පැහැදිලි කරන්න
රැස්වීම පිළිබඳ දැනුම් දීම පළමුවෙන් යවන විට, එහි අරමුණ හා ඔබේ අපේක්ෂාවන් පැහැදිලි කරන්න. රැස්වීමක් වටා රැස්වීමක් පැවැත්වෙනු ඇත්ද, අමුත්තන්ට සටහන් ගත යුතුද? එසේත් නැතිනම් අදහස් හා යෝජනා සහිතව සහභාගී වන්නන් අපේක්ෂා කළ යුතුද?
ඇතැම් ආයතනික සංස්කෘතීන් තුළ සේවකයින් එකතු වී පමණක් සවන් දෙනවා. ඉන්පසු ඔවුන්ගේ වැඩපොත්වලට යන්න. වෙනත් සමාගම්වල සේවකයින් නිදහසේ සහභාගී වේ. අද පවතින සහයෝගී වැඩපලවලදී අදහස් හුවමාරු කර ගැනීම සහ හුවමාරු කිරීම රැස්වීම්වලට පමණක් නොවෙයි. එය නිතරම රැස්වීමේ අරමුණයි.
වේලාව මත ආරම්භ කරන්න
සාමාන්යයෙන් රැස්වීම් සඳහා සාමාන්යයෙන් පෙනී සිටින පුද්ගලයා ඔබ නම්, පසුව ඔබට තේරුම් ගත හැකි වන්නේ කෙසේදැයි යන්න අවබෝධ කර ගත හැකි වනුයේ රැස්වීමක් විනාඩි 15 කට නොපැමිණෙන විටය.
අනිවාර්යයෙන් සිදු වන්නේ කුමක් ද යන්න ඉදිරියට යන්න, මෙම රැස්වීම් කිසි විටෙක පටන් නොතිබෙන බව සියලුදෙනාම දැන සිටියි. ඔබගේ රැස්වීම භාර ගන්න. නියමිත ආරම්භක වේලාවෙන් වහාම ආරම්භ කරන්න. දොර වසාගෙන පටන් ගන්න. ඔවුන් ක්ෂණිකව පැමිණෙන බව පවසන එම ක්ෂණිකයන් ඉක්මණින් එම පණිවුඩය ලබා ගත යුතුය.
එය කෙටි හා සරලයි
බොහෝ රැස්වීම් පැයකට සැතපෙන විට - බොහෝ අවස්ථාවලදී - මිනිත්තු 30 ක් හෝ විනාඩි 45 ක් ප්රමාණවත් වේ. කාලය ඉක්මවූ විට, සාමාන්යයෙන් ලැබෙන කාලය නාස්ති වේ. රැස්වීම අවසන් වීමෙන් පසුව හෝ න්යාය පත්රයේ යම් අයිතමයක් මත බොහෝ කාලයක් ගත වන තෙක් ජනතාව රැඳී සිටියි. රැස්වීම් කෙටියෙන් හා කාරණාව පවත්වා ගන්න.
මාතෘකාව මත රැඳී සිටින්න
ඔබේ න්යාය පත්රය කාර්යක්ෂමව ක්රියාත්මක නොකරනු ඇත. න්යායපත්රයට ඇලවීම හා තාර්කිකව ඉවත්ව යාමෙන් සාකච්ඡා පැවැත්විය යුතුය.
වෙනත් කිසිදු රැස්වීමකට මාතෘකාවක් මාතෘකාවක් බව ප්රකාශ කරන ඕනෑම අවස්තාවල ගැටළු අමතන්න, එය පුද්ගලිකව හෝ වෙනත් ආකාරයකින් ආමන්ත්රණය කරනු ඇත. රැස්වීමක අරමුණ වෙනත් සංවාදයකට පසුබසිනු ඇත.
රැස්වීම් ශාලාවෙන් පිටත කුඩා රැස්වීම් පවත්වන්න
එක ම හුරුපුරුදු මේසය වටා රැස් වූ එකම සම්භාවනීය රැස්වීම් කාමරය හි හිඳගෙන සිටීම හුදෙක් හුරුපුරුදු ය. සේවකයින් උනන්දු කරවීම, නිර්මාණශීලී ලෙස සිතා, සජීවී සාකච්ඡා පැවැත්වීම, සේවකයින් දිරිමත් කිරීම සඳහා රැස්වීම් ශාලාව පිටත රැස්වීම ගැන සලකා බලන්න.
ස්ථානය සහ කාලගුණය ඉඩ දෙන විට පිටත මේසයක රැස්වීමක් සලකා බලන්න. විශාල සම්මන්ත්රණ මේසයක් හා පුටු පුටු වෙනුවට පොදු සෝෆා සහ කුඩා මේස සහිත පොදු ප්රදේශයක රැස්වීමට උත්සාහ කරන්න.
වෙනස් ආකල්පයක් ගැනීමට භය නොවන්න
රැස්වීම සඳහා ප්රවේශය ක්රියා නොකරන්නේ නම්, පාඨමාලාව මාරු කිරීමට බිය නොවන්න. නිදසුනක් වශයෙන්, සංඥාපන සැසිය ඉතා සුළු සංවාදයකින් නිහඬ කාමරයක් ලබා දෙන්නේ නම්, දිශාව වෙනස් කරන්න. සම්පූර්ණ නම්යශීලී වන්න, සමස්ත රැස්වීම ප්රගතිය පිළිබඳව සැලකිලිමත් වන්න.
තාක්ෂණය භාවිතා කරන්න
සහභාගී වන අයව පවත්වා ගැනීමට තාක්ෂණය භාවිතා කිරීමට සැලසුම් කරන්න. වර්තමානයේ ඩිජිටල් ලෝකයේ බොහෝ දෙනා, ඒවා ඇසෙන වචනවලට උපකාර කිරීම සඳහා චිත්රක හෝ වීඩියෝ දර්ශන දැකීමට යොදා ගනී. ඔබේ රැස්වීම සැලසුම් කරන විට එම මානසිකත්වයට ආයාචනා කිරීම සහ ශ්රව්ය දෘෂ්ය ඇතුළත් කරන්න.
විශාල තිරයන් මත ප්රක්ෂේපිත පරිගණක සහ අන්තර් ක්රියාකාරීත්වය දිරිගන්වන ස්මාර්ට් බෝඩ් ඉදිරිපත් කිරීම්, සම්මත දිගු PowerPoint ඉදිරිපත් කිරීම් වෙතින් සාදරයෙන් පිළිගනිමු.
රැස්වීම සාරාංශයක් යවන්න
රැස්වීමෙන් දිනකට පසුව, සාකච්ඡා කරන ලද දේ පිළිබඳ කෙටියෙන් සාරාංශයක් එවන්න. රැස්වීම්වලට පැමිණීමට නොහැකි වූ අයට සහ පැමිණිලි කිරීමට අවශ්ය වන අය වෙත විද්යුත් තැපෑල මගින් විද්යුත් තැපෑල හරහා මෙම තොරතුරු විසුරුවා හරින්න. එක් එක් අයිතමය සඳහා වගකිව යුතු අය කවුරුන්ද යන්න සහ නියමිත දිනයට අදාලව යම් ක්රියාමාර්ගයක් ඇතුළත් වේ.