බොහෝ ව්යාපාර සඳහා, ගෙවීම් කරන දෙපාර්තමේන්තුවක් වැරදි යමක් සිදු වන තෙක්, වැඩි අවධානයක් යොමු නොකරයි. කෙසේ වෙතත්, හොඳින් ක්රියාත්මක වන ගිණුම් ගෙවිය යුතු දෙපාර්තමේන්තුවෙන් ලබා ගත යුතු බොහෝ දේ තිබේ. අනෙක් අතට, හුදෙකලා වෙමින් සිටින කෙනෙකුගෙන් පැමිණිය හැකි ගැටළු රාශියක් තිබේ. ව්යාපාරයේ මුදල් ප්රවාහය කෙරෙහි මෙම දෙපාර්තමේන්තුව බොහෝ විට විශාල බලපෑමක් ඇති අතර, සැපයුම්කරුවන් සමඟ ගෙවිම් ගිවිසුම් වලින් වාසි ලබා ගැනීමෙන් හෝ ලැබිය හැකි අවස්ථාවන් තිබේ.
හොඳින් ක්රියාත්මක වන ගෙවීම් කළ යුතු දෙපාර්තමේන්තුවට වට්ටම් වට්ටම් හා කලින් ගෙවීමේ වට්ටම් ලබා ගැනීමේ හැකියාව මෙන්ම අනෙක් වියදම් හා ආයෝඡන සඳහා ව්යාපාරයට ලබා දෙන මුදලට වඩාත්ම මුදල් ඉතිරි කිරීම සඳහා හොඳම ක්රමය තීරණය කිරීම. සැපයුම්කරුවන් විසින් ගිවිසුම් සහ කොන්ත්රාත් මත පදනම්ව තම වගකීම් ඉටු කරන බව තහවුරු කර ගැනීමට මෙම දෙපාර්තමේන්තුව සමත් විය යුතුය. එබැවින් පරිමාව හෝ ගුණාත්මක ප්රමිතීන් සපුරා නොමැති නම් ගැටළු නිරාකරණය කර නිවැරදි නිවැරදි ක්රියාමාර්ග ගනු ලැබේ.
පොදු ගිණුම් ගෙවිය යුතු ගැටළු
වියදම් කපා හැරීම සහ මුදල් නිදහස් කිරීම සඳහා අවස්ථා රාශියක් තිබුණද, මෙම අරමුණු සාක්ෂාත් කර ගැනීමට උත්සාහ කරන ව්යාපාර මුහුණ දෙන බාධක ගණනාවක්ද තිබේ. Canon සමාගමේ 2014 ගිණුම් ගෙවීම් ප්රශස්තිකරණ අධ්යයනය මඟින් බොහෝ ආයතන සඳහා ගැටළු සඳහා විශාලතම මූලාශ්රයක් වන කඩදාසි පිළියෙල කිරීම සොයා ගත් අතර, කඩදාසි ඉන්වෙස්ට් කිරීම විශාලතම ගැටලුව ලෙස කටයුතු කිරීම සඳහා කාලය ගත කරන ලදී.
සැලකිය යුතු අනෙකුත් ප්රභවයන් වූයේ:
- ගෙවීම් නියමිත වේලාවට ලබා දීම
- ඉන්වොයිසිය අනුමත කිරීමේ ක්රියාවලිය සරල කිරීම
- සැපයුම්කරුවන් සමග හොඳම ගෙවීමේ නියමයන් ලබා ගැනීම සහ දෙපාර්ශ්වයේම වගකීම් ඉටු කිරීමට වගබලා ගැනීම
- සැපයුම් ගිණුම්කරණය සහ ඉන්ෙවොයිස් කිරීමේ ක්රම ගණනාවක් සමඟ ගනුදෙනු කිරීම
- දත්ත සහ ගණුදෙනු වල සුරැකීම සහ තහවුරු කිරීම
ලැයිස්තුගත කර ඇති ගැටළු බොහොමයක් කඩදාසි ඉන්වොයිසි මත යැපීම මගින් වඩාත් නරක හෝ නිර්මාණය වී තිබේ. බොහෝ ලේඛනවල නැතිවූ ලිපි ලේඛන බොහෝ විට ප්රමාද වූ ගැටලූවකි. මීට අමතරව, ව්යාපාර ගණනාවක් ඔවුන්ගේ ලේඛන කටයුතු ඩිජිටල්කරණය කිරීමට උනන්දු වන අතර, බොහෝ සැපයුම්කරුවන් තවමත් ලිපි ලේඛණ තැපැල් කිරීම හෝ ෆැක්ස් මගින් යැවීම සිදු කරයි.
බොහෝ කුඩා ව්යාපාර තමන්ගේම ගිණුම් වලට ගෙවිය යුතු ලියකියවිලි හැසිරවිය හැකි අතර බොහෝ දේ අතින් සිදු වේ. බොහෝ සැපයුම්කරුවන් ඉලෙක්ට්රොනික බිල්පත් වෙත මාරු වී ඇති බැවින්, බොහෝ සංවිධාන විසින් ශ්රම බලකායන් විශාල වශයෙන් ප්රමාණාත්මකව වියදම් කරමින් දත්ත ලේඛනගත කරමින් ඩිජිටල් පිටපත් නිර්මාණය කරති.
කඩදාසි ප්රලේඛන ලේඛන පරිහරණය ලිපි ලේඛන අනුමත කිරීම සඳහා අවශ්ය වන ලිපි ලේඛන අනුමත කළ යුතුය. ලේඛන කටයුතු පහසුවෙන් ලබා ගත හැකි හෝ ඩිජිටල් ආකෘතියෙන් ලබාගත නොහැකි විට, දත්ත විශ්ලේෂණය කිරීමේ අභියෝගයක් සහ හොඳම ගෙවීම් ගිවිසුම් ලබාගෙන ඇති අතර එම බැඳීම් ඉටු කරනු ලබයි. කඩිනම් හා ඉක්මන් ගෙවීම් ව්යාපාර වලට අවශ්ය වන විට ගෙවීම් කළ නොහැකි නම් වට්ටම් ගිවිසුම් පහසුවෙන්ම අහිමි වනු ඇත. එබැවින් ලේඛන කටයුතු සම්බන්ධ ගැටළු අධික විය හැකිය.
දියුණු කිරීම් සහ සුසර කිරීම
ගිණුම් වලට ගෙවිය යුතු ගෙවීම් නිසි පරිදි පවත්වාගෙන යාම සම්බන්ධ ගැටළු කීපයක් එකම මූල සාධකයන්ගෙන් ඉස්මතු වන නිසා, ආයතන විසින් කළ හැකි වෙනස්කම් කිහිපයක්ම එම අවස්ථාවේම බොහෝ ගැටළු සඳහා සැලකිල්ලට ගනු ඇත. ව්යාපාර වලට ගෙවිය යුතු ගෙවීම් දෙපාර්තමේන්තු ක්රියාවලීන් ක්රම ක්රම තුනක් සඳහා වඩාත් ඵලදායී ක්රම තුනක් වනු ඇත:
- ලේඛන කටයුතු සංඛ්යාංකනය කිරීම සඳහා වස්තුවක් සංකේතාත්මක පිළිගැනීම භාවිතා කරන්න
- සැපයුම්කරුවන් වෙත ප්රවේශ විය හැකි මාර්ගගත වෙබ් අඩවි වල ප්රයෝජනය ගන්න
- කළමණාකරණ වැඩපාන නිර්මාණය කරන්න
OCR
බොහෝ සමාගම් විසින් ලේඛන කටයුතු ඩිජිටල් පිටපත් සෑදීමට ස්කෑනර් වාසියට වාසි අත්පත් කර ගන්නා අතරේ සාමාන්යයෙන් එය පරිගණකයේ සුරකින ලියවිල්ලක රූපයක් නිර්මාණය කිරීම පමණි. මෙයින් අදහස් කරන්නේ තොරතුරු තවමත් දත්ත සමුදායට ඇතුළත් කළ යුතු බවයි. එබැවින්, වාර්තාවේ පාඩුව අඩු වුවද, එය තවමත් කාලය නාස්ති වේ.
වස්තු චරිත හඳුනා ගැනීම, හෝ OCR, ලේඛනයක් පරිලෝකනය කිරීම සහ එහි දත්ත ලබාගන්න. මෙම දත්ත ස්වයංක්රියව දත්ත සමුදායක් හෝ පැතුරුම් පතක් වෙතට එක් කළ හැකිය. OCR ක්රියාවලිය අතින් දත්ත වැරදි ඇතුළත් කිරීමේ ගැටළු අවම කර ගැනීමට සහ ලේඛන කටයුතු ලැබුණු වහාම තොරතුරු ඇතුල් කිරීමට ඉඩ ලබා දේ. OCR ගොනුවක් ගොනුවක් සෑදීමට ලේඛනයක් පරිශිලනය කරන විට සේවකයා සඳහා ද, ඒ සඳහා සාමාන්යයෙන් කිසිදු පියවරක් අවශ්ය නොවේ. Gartner Per, සෘජුවම මැදිහත් විය යුතු සේවකයෙකු නොමැතිව ඔවුන්ගේ ඉන්වොයිස්වලින් 80% ක් හෝ ඊට වැඩි සංඛ්යාවක් යැවීමට හැකිය.
සැපයුම්කාර වෙබ් අඩවි
ඉන්වොයිස් සහ දත්ත මධ්යගත පද්ධතියකට ඇතුළත් කිරීම සඳහා දත්ත සැකසීමේ ක්රියාවලිය මෙහෙයවීම මගින් ව්යාපාරික සහ එහි සැපයුම්කරුවන්ට නියෝග සොයා බැලීමට, ඉන්වොයිසි බැලීම් සහ ගෙවීම් සිදු කරන විට බැලීමට ව්යාපාරවලට සහ එහි සැපයුම්කරුවන්ට මාර්ගගත වෙබ් අඩවියක් නිර්මාණය කිරීමට හෝ ප්රයෝජනයට ගැනීමට හැකිය. ආයතනයක පුද්ගලයන් කිහිප දෙනකුට මෙම දත්ත ලබා දීම මගින් ගෙවිය යුතු ගිණුම් දෙපාර්තමේන්තුවට නිසි අධීක්ෂණයක් ඇති බව තහවුරු කර ගත හැකි අතර ඉන්වොයිසි අනුමත කිරීමට ගතවන කාලය වේගවත් කළ හැකිය. සැපයුම්කරුවන්ට ප්රවේශය ලබා ගැනීමට ඉඩ දීම සඳහා මෙම ව්යාපාරවලට ඉන්වොයිසස් සහ ගමන් මාර්ගයන් සැපයීම මෙන්ම සැපයුම් ලැබීම් හෝ ඉන්වොයිසි නිකුත් කිරීමේ ගැටලු සම්බන්ධව ඕනෑම ගැටළුවක් පිළිබඳව දැනුම් දිය හැකිය.
කාර්ය ප්රවාහ සහ ක්රියාවලි ස්ථාපිත කිරීම
කෙසේ වෙතත් ඔවුන්ගේ දත්ත කළමනාකරණය කිරීමේ කටයුතු මෙහෙයවීමට සංවිධානය තීරණය කරයි. ගිණුම් හා ගෙවීම් කළමනාකරණය සඳහා ස්ථාපනය කර ඇති ක්රියාවලියක් වැදගත් වේ. මෙමගින් ව්යාපාර ක්රියාකාරීත්වය සහ ඒවායේ ක්රියාකාරිත්වය හසුරුවාලීමට හෝ අත්වැරදි හෝ ප්රමාදවීමකට මඟ පාදනු ඇත. ඩෙලෙඉටෙල්ට අනුව, මෙම ගෙවීම් සිදු කළ යුතු වන්නේ ගෙවිය යුතු ගිණුම්, ගෙවිය යුතු ගිණුම්, ගිණුමේ ආදානය සහ බෙදාහදා ගැනීම සහ ක්රියාවලිය අනුමත කිරීම සඳහා වන ක්රියාවලියයි. විවිධ වර්ගයේ සැපයුම්කරුවන් ගෙවීම සම්බන්ධයෙන් කටයුතු කිරීමේ හොඳම ක්රම තීරණය කිරීම සඳහා මාර්ගෝපදේශ ද තිබිය යුතුය.
බොහෝ සැපයුම්කරුවන් දින 30 ක් හෝ 90 ක් තුළදී ගෙවීම සඳහා වට්ටම් ලබා දෙන අතර, එය එසේ කිරීමෙන් සංවිධානයේ මුදල් ප්රවාහය වලක්වා ගන්නේ නම් එය වට්ටමක් ලැබිය නොහැකිය. සමාගම සහ සැපයුම්කරුවන් යනුවෙන් කොන්ත්රාත් හෝ ගිවිසුමේ නියමයන් සපුරාලන බව තහවුරු කර ගැනීමට ක්රමයක් තිබේ. මෙම ගැටළු විසඳීමට වැඩ කිරීමේ ප්රවාහයන් පිහිටුවීම මගින් නිවැරදි තෝරා ගැනීම් සිදුකිරීමට සංවිධානවලට හැකි වේ.
සැපයුම්කරුවන් නියමිත වේලාවට ප්රමාණවත් ප්රමාණවලින් හෝ ප්රමාණවත් තොග ලබා නොදෙන විට, මෙම කාරණා විසඳන තෙක් ඉන්වොයිස ගෙවීමට සමාගම්වලට අවශ්ය විය හැකිය. මෙම ගැටළු පැනනඟින විට සිදු කළ යුතු දේ තහවුරු කිරීම සඳහා කාර්ය ප්රවාහය තීරණාත්මක විය හැකිය. මීට අමතරව, සැපයුම්කරුවන්ට ගෙවීම් වට්ටම් අහිමි වීම හෝ ප්රමාද වී ගෙවීම් සඳහා දඩ මුදල් නොලැබීම සඳහා නියමිත වේලාවට නියමිත වේ. සෑම සැපයුම්කරුවෙකුගේ ගිවිසුමේ වෙනස්කම් සිදු වන පරිදි ලේඛනගත කර යාවත්කාලීන කළ යුතු අතර, එක් එක් ගිණුම නිසි ලෙස හැසිරවිය යුතුය.
රැකියා ප්රවාහ සෑදීම ද සමාගමට උදව් විය හැක:
බාහිරකරණය කිරීම
සැපයුම් කරුවන්ට ප්රවේශය ලබා ගැනීම සඳහා ලේඛනගත කිරීම, OCR ක්රියාත්මක කිරීම සහ සැපයුම් කරුවන්ට ප්රවේශයක් තිබිය හැකිය. කුඩා ව්යාපාර සඳහා අවශ්ය වන දෙයක් නොවිය හැකිය. එහෙත් ව්යාපාරයෙන් වාසි ගැනීමෙන් ව්යාපාරයට ඒවා පිරිමැසිය නොහැකි වනු ඇත. බොහෝ කුඩා හා මධ්ය පරිමාණ සංවිධාන සඳහා ඉලෙක්ට්රොනික් පද්ධති සකස් කිරීම සහ පවත්වාගෙන යාමේ පිරිවැය බොහෝ විට අනිවාර්ය වේ. මෙම කාර්යයන් බාහිර පාර්ශවයන්ට ලබා ගත හැකි බව තෙවන පාර්ශවීය සැපයුම්කරුවන් ඇත. සැපයුම් කොන්ත්රාත් විශ්ලේෂණය සඳහා ව්යාපාරයක් නිර්මාණය කිරීම සඳහා සමාගම්වලට උදව් කිරීම සඳහා OCR ක්රියාවලියක් සකසා ගැනීමෙන් සෑම දෙයක් සඳහාම බාහිර සහාය ලබා ගැනීමට ආයතනවලට හැකිය.
තොරතුරු තාක්ෂණ පද්ධති විවිධාකාරයෙන් ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා ආයතනවලට නොහැකි වනු ඇත. තෙවන පාර්ශවයක් සමඟ කටයුතු කිරීම සඳහා ඔවුන් බොහෝ විට දැරිය හැකි වේ. බාහිර පාර්ශ්වයන් භාවිතා කිරීම සඳහා වැයවන වියදම නිදහස් කර ගැනීමේ හැකියාව සහ ඒවායේ වටිනාකම වැඩි කිරීමට සමාගම් විසින් සිදු කරනු ලබන පිරිවැය සංසන්දනය කළ යුතු වුවද, බාහිර පාර්ශවයන්ට ආයෝජකයින්ට අධික මිලක් ඇති තාක්ෂනය හා පද්ධතිවලින් වාසි ලබාගත හැකිය.
- එක් එක් නව ඇණවුම සඳහා මිලදී ගැනුම් ඇණවුම් නිර්මාණය කරනු ඇත
- ඉන්වොයිසි ලැබුනු භාණ්ඩ හා ගිවිසුම් ගිවිසුම් වලට ගැලපෙන බව තහවුරු කරන්න
- ගෙවීම් සිදු කරන බවට වග බලා ගැනීම සඳහා වාර්තා පරීක්ෂා කිරීම, ඒවා නියමිත වේලාවට සකස් කර ඇති අතර ඒවා අනුපිටපත් නොකළ යුතුය
- ගාස්තු පහත දැමීම සඳහා EFT හෝ ක්රෙඩිට් කාඩ්පත් හරහා ඉන්වොයිස් ගෙවීම සඳහා හොඳම ක්රමය තීරණය කිරීම