ඔබ වියදම් කරන කාලය මත කපා දැමීමට ක්රම 5 ක්
නමුත් අවාසනාවකට මෙන්, ඔබ කුඩා ව්යාපාරයක් පවත්වාගෙන යන විට හෝ එය නොකියයි නම්, ගොනු කිරීම සිදු කළ යුතුය, හෝ ඉක්මණින් ඔබේ පීසා කඩාවැටුණු සියලු කඩදාසි කඩා වැටෙනු ඇත. කළ යුත්තේ කුමක්ද?
උපකාරවත් විය හැකි ගැටළුව සඳහා ප්රවේශයන් දෙකක් ඇත.
ඔබේ කාලය කෙතරම් කෙටි කලකින් ඉදිරිපත් කිරීමට උත්සාහ කළ හැකි ය (ඔබ විසින් කාර්යාලයක් පවත්වා ගෙන ගිය වසර ගණනාවක් පුරාවට මා විසින් සම්පූර්ණ කරන ලද ක්රමයක් ලෙසින්) හෝ හැකි තරම් හැකි තරම් විනෝදයක් ලබා දෙන්න. ඔබ ඇත්ත වශයෙන්ම මුලින්ම තැන්පත් කරන කාලය කොපමණ ප්රමාණයක් කපා දැමීම සඳහා ඉඟි බලන්න.
හැකිතාක් කලවම් කර ප්රතිචක්රීකරණය කිරීම
නඩුවට පැමිනීමට බලා සිටින ඕනෑම අළුත් කැබැල්ලක් පිළිබඳ පළමු ප්රශ්නය වන්නේ, "මෙම ලේඛනය ගොනු කළ යුතුද?"
තැපෑලෙන් පැමිණෙන ලිපි ලේඛන කෙලින්ම ඩ්රයිවර්ඩය වෙතට යා හැක. නිදසුනක් ලෙස වෙළඳ දැන්වීම් හෝ තොරතුරු සපයන වෙනත් සමාගම් වල ලිපි කවරේ ද? ඔබ තැපැල් මාර්ගයෙන් කටයුතු කරන විට, එක් වරක් තැපෑලෙන් කියවිය හැකි අතර, එය ඔබට දැන් අවුරුද්දක් අවශ්ය වන්නේද යන්න හා එය පිළිවෙලට ගොනු කිරීම හෝ එය අහෝසි කරන්නදැයි තීරණය කරන්න.
ඔබට හොඳයි, ඔබ විසින් ගොනු නොකළ යුතු ලිපි ලේඛන වල පිටපත් විශාල ප්රමාණයක් ගොනු කරමින් සිටියි. එසේම පළමු ස්ථානයේ මුද්රණය නොකළ යුතුය.
ඉන්වොයිසි හෝ ලිපිවල පිටපත් පිටපත් කිරීම අවශ්ය නොවේ. උදාහරණයක් වශයෙන්, ඔබගේ විද්යුත් ගොනු සංවිධානය කර ඇත්නම් සහ ඔබ නිසි උපස්ථ ක්රියාවලියන් අනුගමනය කරමින් සිටී.
එබැවින් ඔබ එම ලිපිගොනු අනුකරණය කරමින් සිටින විට, ඔබ නොමැතිව ජීවත්විය හැකි කඩදාසි ඉරා දමන්න.
වෙනත් කාර්යාල කටයුතු පහසු කරවන ගොනු පද්ධතියක් භාවිතා කිරීම පහසු නොවේ.
ලියකියවිලි තිබිය යුතු ලිපි ලේඛන බොහෝමයක් ව්යාපාරයේ ක්රියාවලිය හා බැඳී පවතී - තවද ඒවා සමඟ වෙනත් ඕනෑම දෙයක් සිදු කිරීමට පෙර මෙම ලේඛන ගිණුම්කරණ පද්ධතියට ඇතුළත් කළ යුතුය.
ඒ නිසා මුද්රණ යන්ත්රය ටොයර් ටොට්රර් කාට්රිජ් එකට ගෙන එය මගේ ප්රධාන ගොනු කිරීමේ පද්ධතියේ "P" යටතේ ගොනු කිරීම වෙනුවට, මම "පළමු" ගොනු පද්ධතියේ, මාසයක් සහ අවුරුද්දක් ලෙස ලේබලයක් ඇති ලිපිගොනු මාලාවක් ගොනු කරන්නෙමි.
උදාහරණයක් ලෙස, 2017 සැප්තැම්බර් මාසයේ දී මම ටෝනර් කාට්රිජය මිලදී ගත්තා නම්, එම මාසය ඇතුළත අනෙකුත් සියලුම බිල්පත්, රිසිට්පත් සහ අනෙකුත් ව්යාපාර ලියකියවිලි ඇතුළත්ය. එවිට මාසය අවසානයේ දී ෆෝල්ඩරය හරහා වැඩ කිරීම සරල කාරණයක් වන අතර, අවශ්ය වන සියලුම ගිණුම් සටහන් සකස් කිරීමට (හෝ ඔබ එය නොකරනවා නම්, ඔබේ ගණකාධිකාරීට හෝ පොත් තබන්නා වෙත ලබා දීමට) .
අපි සේවා ව්යාපාරයක් , සිල්ලර වෙළඳාමක් නොකරන බව සලකන්න. ඒ නිසා මාසයක් වරක් වරක් වාඩි වී වැඩ කරමි. ඔබ ඔබේ ගිණුම් වඩාත් නිතර නිතර යාවත්කාලීන කිරීමට අවශ්ය නම්, ඒ අනුව මාසික ෆෝල්ඩර අදහස වෙනස් කිරීමට අවශ්ය වනු ඇත.
ඔබ පෙර ලිපි සිතන්න
ගිණුම්කරණය කිරීමට මාසික ෆෝල්ඩර භාවිතා කළ පසු සිදු වන්නේ කුමක්ද? මෙම ලේඛන "ප්රධාන" ගොනු පද්ධතිය වෙත ගෙන යා යුතුය. නමුත් එහි එක් මාතෘකාවක් මත පදනම්ව එක් එක් ලියවිල්ලක් තනිවම ගොනු කිරීම වෙනුවට, මම සමූහයට අනුව තර්කානුකූලව ගොනු කිරීම, වඩා ඉක්මණින් ගොනු කිරීමේ ක්රියාවලියකි.
මුද්රණ යන්ත්රයේ ටෝනර් කාට්රිජ් පිළිබඳ උදාහරණයක් සලකා බලමු.
මුද්රණ තටා කාට්රිජ් යටතේ මෙම රිසිට්පතක් ලියන ලද "R" පිටපතක් වෙනුවට, කාර්යාල සැපයුම් යටතේ එය ලියන්නෙමි - ලැබීම්, පෝස්ට් එක්රැස් එකතුවක් සඳහා රිසිට්පතක් වැනි ලිපි ලේඛන ද, මුද්රණය සඳහා රිසිට්පතක් කඩදාසි. මෙය ඉක්මනින් පිටපත් කිරීම පමණක් නොව පසුව ලේඛන සොයා ගැනීම වඩාත් පහසු කරයි.
ඔබගේ ගොනු ෆෝල්ඩර් ලේබල මත සම්පූර්ණ වචන සහ වාක්ය භාවිතා කරන්න, ලිපි පමණක් නොවේ
ඔබේ ලේඛන පද්ධතියේ ශාඛා නිර්මාණය කිරීමේදී ඔබ තනි අකුරු වලට පමණක් සීමාවූ බව රීතියක් නැත. ඔබ එසේ කරනවා නම්, ඔබ ඔබේ අනවශ්ය ලෙස ප්රමාද කිරීම හා සංකීර්ණ කිරීම සිදු කරයි. ඔබේ ගොනු පද්ධතිය අභිරුචිකරණය කරන්න. එවිට කණ්ඩායමක් විසින් ගොනු කිරීමෙන් සහ ප්රයෝජනවත් ලේඛනයක් වඩා ඉක්මණින් ස්ථානගත කිරීම සඳහා සුදුසු තැන සොයාගත හැකිය.
නිදසුනක් ලෙස, "C" යනුවෙන් ලියා ඇති මගේ ගොනු පද්ධතියක කොටසක් පමණක් නොව, "Client Files" යනුවෙන් ලේබලයක් ද තිබේ.
"සේවාලාභී ලිපිගොනු" තුල ලිපිගොනු අකාරාදී පිළිවෙලට සකස් කර ඇත. ඔබේ ලේඛන ක්රමය අනුවර්තනය කිරීමේ අලංකාරය වන්නේ, එය ඔබට අවශ්ය නම්, එය තවදුරටත් බෙදිය හැකි හා සංවිධානය කළ හැකි ය. එමනිසා ප්රධාන සේවාදායකයකුට ඇයගේ ලිපිගොනු සොයා ගැනීම සඳහා "සේවාලාභී ලිපිගොනු" කොටසේ ඇති සියළුම ලිපිගොනු බෙදාහරින්නන් හට පහසු කරවා ගැනීමට හැකි විය.
මෙම උදාහරණයේ දී, ගොනු පද්ධතියේ ලේබල් "B", "C", "සේවාලාභී ලිපිගොනු", "D" කියවීමට ඉඩ ඇත.
ඔබගේ ගොනු කිරීම වේගවත් කිරීම සඳහා තවත් ගොනු හිසක්: අකාරාදිය සැකසීමටද අමතක නොකරන්න. "M" කොටසක් පමණක් තිබීම වෙනුවට "Mc" එකක් ලේබලය ලිවීම.
ඔබේ "මුල්ම" ගොනු පද්ධතිය සමීපව හා පහසු කර තබන්න
ඉහත විස්තර කර ඇති ද්විත්ව පෙත්පත් පද්ධතියක් භාවිතා කිරීම සම්බන්ධයෙන් අනෙක් අතිශය වැදගත් වන්නේ ඔබේ ගොනු පද්ධතියේ (මාසික ෆෝල්ඩර) ඔබේ වැඩපොතෙහි ශාරීරිකව සමීපව සිටීම පහසු කිරීමයි. ඔබ ඔවුන්ට ලිපිගොනු ගොනු කිරීම සඳහා කිට්ටුම, සංවිධානාත්මක ස්ථානයක් ඇත්නම්, ඒවා කඩදාසි කිරීමට වහාම කඩදාසි ගොනු කිරීමට ඔබ වැඩි කැමැත්තක් දක්වනු ඇත.
එමනිසා ඔබේ අවසන්, වර්තමාන හා ඊළඟ මාසයේ මාසික ෆොල්ඩරයක් තැටියක හෝ කොන්ෆානිනා ගොනුවක් භාවිතා කර ඔබේ වැඩතලයෙහි ආයුධ අතට තබන්න. ඔබගේ ගොනු කිරීමේ පද්ධතියෙන් (ප්රධාන "ගොනු" පද්ධතිය, ඉහත සඳහන් කර ඇති පරිදි, කාමරයේ හෝ සම්පූර්ණයෙන්ම වෙනස් කාමරයක සිටිය හැක, නමුත් කාලය ඉතිරි කිරීමේ අවශ්යතාවන් සඳහා, ඔබ නැගී සිටිය යුතු නැත ඔබගේ පළමු අදියර ඉදිරිපත් කිරීම.
විනෝදය ලබා ගැනීම සඳහා කෙසේද
ඔබ මෙතෙක් ලබා දී ඇති ඉඟි ඉඟි ඔබ ඔබ වියදම් කරන කාලය කපා ඉවත් කිරීම සහ මොළය දුර්වල වීම වැළැක්වීමට උදව් විය යුතුය. එහෙත් ඔබේ කාලය වඩා විනෝදයක් බවට පත් කිරීම ගැන කුමක් කිව හැකිද?
ඇත්ත වශයෙන්ම, මම මෙහි ඇති එකම මූලෝපාය වන්නේ නිශ්චිත අල්ලසකින් මා විසින් ගොනු කරන ලද කුකියක් සමඟ මා වෙත ලබා දීමයි. මෙය ක්රියාත්මක වනු ඇත, නමුත් ඔබ ගොඩක් ගොනු කිරීම සඳහා ගොඩක් නම් පවුම් ගොඩක් දැමීමට තුඩු දිය හැකිය.
එසේත් නැතිනම් ඔබට වඩා කලාත්මක ප්රවේශයක් ඔබගේ ෆෝල්ඩර සඳහා විවිධ වර්ණ භාවිතා කර ලේබල සඳහා අසාමාන්ය අකුරු හෝ අක්ෂර කාව්යකරණය භාවිතා කළ හැකිය. මෙය ඔබේ විනෝදය වඩා විනෝදජනක කරනවාද නැද්ද යන්න, එය වඩාත් ආකර්ෂණීය කරවයි.
කවුද දන්නවද? සමහර විට ඔබේ ලේඛන ඉතා ඉක්මනින් සිදු කර ඇති නිසා මෙය වඩාත් සංවිධානාත්මක දෙයක් බවට පත් කිරීමට ඉඩ ඇත.