කුඩා ව්යාපාර සඳහා ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියක් නිර්මාණය කරන්නේ කෙසේද?
බොහෝ ව්යාපාර සඳහා ලේඛන කළමණාකරණයේ කේන්ද්රය ලේඛන සංවිධානය කිරීම හා ගබඩා කිරීම මත වේ. ලේඛන ගබඩා කිරීම සඳහා සංවිධානාත්මක සහ ආරක්ෂිත ක්රමයක් ගබඩා කිරීම සඳහා ලේඛන ගබඩා කිරීමට ඔවුන්ට අවශ්යය.
මෙය හරියටම කරන ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියක් නිර්මාණය කරන්නේ කෙසේද යන්න මෙම ලිපියෙන් පෙන්වයි.
ඔබ "ලේඛන කළමණාකරනය" ඕනෑම සෙවුම් යන්ත්රයකට ටයිප් කර ඇත්නම්, ඔබට කඩදාසි නොමැති කාර්යාලයක් ඇති වාසි දැන්වීම් ප්රචාරය කරන මෘදුකාංග හෝ ඇප්ස් වැනි බොහෝ ලේඛන කලමනාකරණය "විසඳුම්" දිගු ලැයිස්තුවක් ලබා ගනී.
ලේඛන කළමනාකරණ මෘදුකාංග හෝ යෙදුම්, කෙසේ වෙතත්, ඔබේ ව්යාපාරයේ විද්යුත් ලිපිගොනු හැසිරවීම වැඩි දියුණු කිරීම සඳහා නිර්මාණය කර ඇත. ගැටළුව වන්නේ බොහෝ කුඩා ව්යාපාරවල කඩදාසි හා විද්යුත් ලිපිගොනු මත පැරණි තාලේ දත්ත මිශ්ර කර ඇති බවයි. සමහර අවස්ථාවලදී කඩදාසි දත්ත ප්රමාණය විශාල වේ.
මිශ්ර දත්ත සමුදායක් ඇති ගැටළුවට එක් විසඳුමක් වනුයේ ඔබේ ව්යාපාර ලේඛන සියල්ල ඉලෙක්ට්රොනික ආකාරයකට පරිවර්තනය කිරීම සඳහා ලේඛන අනුරූපණ පද්ධතියක් භාවිතා කිරීමයි. නමුත් මෙය කුඩා ව්යාපාර රැසක් සඳහා අධික මිලක් හා කාලය නාස්ති කිරීමකි.
ශුභාරංචිය වන්නේ ඔබ විශේෂ මෘදුකාංගයක් මිලදී නොගෙන හෝ තොග ලේඛන ඡායාරූප ලබා ගැනීමකින් තොරව ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියක මූලික කරුණු තැබිය හැකි බවයි.
පද්ධතිය සංකීර්ණ නොවේ. ඔබ එය සැලසුම් කිරීම හා ක්රියාත්මක කිරීම සඳහා යම් කාලයක් ආයෝජනය කිරීමට සිදු වී ඇත.
ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියක් නිර්මාණය කරන්නේ කෙසේද?
ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියක් සකස් කිරීම පියවර තුනක් ඇත;
- ලේඛන කලමනාකරණ සැලැස්මක් නිර්මාණය කිරීම,
- ලේඛන කලමනාකරණ සැලැස්ම ක්රියාත්මක කිරීම,
- හා අනුගමනය කිරීමයි.
මෙම සැලසුම නිර්මාණය කිරීමේ පළමු පියවර නම් මෙම ප්රශ්න හතරට පිළිතුරු සැපයීමයි:
ලේඛන නිර්මාණය කිරීමේ නීති රීති මොනවාද?
ඉන්වොයිස් , ගෙවීම් සිහි කැඳවුම් ලිපි, විකිණුම් පත්රිකා, ඊමේල්, ශේෂ පත්ර , පැතුරුම්පත්, වාර්තා - ව්යාපාරයන් කිරීම හා ඒවායේ තබා ගැනීමේදී සියළුම ව්යාපාර ලේඛන ගණනාවක් නිර්මාණය කරයි. දේවල් සංවිධානය කිරීම සඳහා සියලුම ව්යාපාරවලට ලේඛන නිර්මාණය කිරීමේ නීතිරීති සකස් කළ යුතුය.
නිදසුනක් ලෙස, ලිපි සහ ඉන්වොයිසි වැනි ඔබගේ සම්මත ව්යාපාර ලේඛනවල සමහරක් ඔබේ නිවෙස්වල සැකිලි තිබේද? ඒවා පිහිටි ස්ථානය කුමක්ද?
අනුගමනය කළ යුතු ගෘහ නිර්මාණ ශිල්පයක් තිබේද?
නව ලියකියවිලි දින සහ / හෝ කාල මුද්රාව තැබිය යුතුද?
ලේඛන හුවමාරු කිරීම හෝ සමාලෝචනය සඳහා අනුගමනය කළ යුතු ක්රියාමාර්ග කවරේද?
සමහර කුඩා ව්යාපාර සඳහා, වැදගත් ලියකියවිලි නිර්මාණය කිරීමේ එකම කාරණය වනුයේ විවිධ ව්යාපාර ලේඛන සඳහා සැකිලි සහ ඒවා භාවිතා කළ යුතු ආකාරයයි. එහෙත් ඔබේ ව්යාපාරය තුළ ලේඛන නිර්මාණ නිර්මාණය කිරීම, ලේඛන සමාලෝචනය හෝ යාවත්කාලීන කිරීම සම්බන්ධ විවිධ පුද්ගලයින් සම්බන්ධ වනවා නම්, කාර්යක්ෂමතාව සහ අනුකූලතාව සහතික කිරීම සඳහා මෙම කටයුතු කළ යුතු ආකාරය තීරණය කිරීම සඳහා යම් කාලයක් ගත විය යුතුය.
අපි ලේඛන ගබඩා කරන්නේ කෙසේද?
මෙම ප්රශ්නයට ඇත්ත වශයෙන්ම කරුණු දෙකක් තිබේ.
පළමුව ගබඩා කිරීමේ භෞතික සාධක වලට සම්බන්ධ වේ. ඔබගේ කුඩා ව්යාපාරය ගබඩා කිරීමේ ලිපි ලේඛන ගබඩා කර තිබියදී පවා, ගබඩා කිරීම සම්බන්ධ වියදම; ලිපිගොනු භාණ්ඩවල වියදම් පමණක් නොව, ඔබ සහ / හෝ ඔබගේ සේවකයින් ලිපිගොනු ලේඛනගත කිරීම හෝ නැවත ලබා ගැනීම සඳහා කාලය වැය කිරීම. ඇත්ත වශයෙන්ම, බොහෝ කුඩා ව්යාපාර සඳහා ගබඩා කිරීම සම්බන්ධ විශාලතම පිරිවැය ලේඛන සොයමින් සිටින කාලය නාස්ති කිරීමේ පිරිවැය විය හැකිය.
ලේඛන ගබඩා කිරීමේ දෙවන අංගය සංවිධානාත්මක වේ. ලියකියවිලි ගොනු කරනු ලබන්නේ කෙසේද? ලේඛන ගොනු කිරීම සඳහා යතුර වන්නේ හොඳ ගොනු කළමනාකරණ ක්රම අනුගමනය කිරීමයි.
ඔබ ලේඛන සංරක්ෂණය කරන්නේ කෙසේදැයි දැන ගැනීමට අවශ්ය වේ. ඔබගේ ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියේ පිටුපස ඇති ගිනි රුව වෙත මාරු කිරීමට ඔබ සූදානම්ද?
උදාහරණයක් වශයෙන්, සෑම වසරකම ආරම්භයේදීම, මම මගේ පරිගණකයේ විවිධ කාර්යයට අදාළ ලිපිගොනු හරහා ගොස්, දැනට නොපවතින ඒවා ඉවත් කර, වසරකට සහ / හෝ විෂය අනුව ලේබල් කරන ලද නව ෆෝල්ඩර නිර්මාණය කිරීම, අවශ්ය පරිදි ගොනු රැගෙන යාම.
එකම කඩදාසි ලිපිගොනු සමග සිදු කළ හැකිය; පැරණි (er) ලිපිගොනු ගොනු ෆෝල්ඩරය සහ ලේබලය ඉවත් කිරීම අපහසු වී ඇති අතර නව මාතෘකාවක් සහිත "පැරණි" එකක් සාදන්න. සමහර මෘදුකාංග ස්වයංක්රීයව ගබඩා කිරීමේ විකල්පයන් ඉදිරිපත් කරයි. උදාහරණයක් ලෙස, Microsoft Outlook, පැරණි විද්යුත් තැපැල් ලේඛනාගාරය සංරක්ෂණය කිරීමට ඉඩ සලසයි.
ලේඛන ලබාගැනීම සරල කළ හැක්කේ කෙසේද?
මෙම ප්රශ්නය ඔබගේ ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතියේ හදවතයි. කේරඩියානු SMB හිමිකරුවන් සහ කළමණාකරුවන් විසින් ලෙගර් අලෙවිකරණ විසින් කරන ලද සමීක්ෂණයකින් සාමාන්යයෙන් ප්රකාශ කර ඇත්තේ, ලේඛන කළමනාකරණය කිරීම හා ගබඩා කිරීම සඳහා එක් පැයක් පමණ දිනකට ඩොලර් 2,152 ක් පමණි. මෙම ලේඛන සෙවීමට (globeandmail.com) සොයන්න.
නැවත වරක්, ගැටළු නිරාකරණය සඳහා හොඳ ගොනු තැබීමේ ක්රියාවලිය දිගුකාලීනව ගමන් කළ හැකිය. මෙම වෙබ් අඩවියේ දත්ත කළමනාකරණ ලිපිගොනු පිරික්සීමේ කටයුතු ආරම්භ වනු ඇත. උදාහරණයක් වශයෙන්, ඔබ නිරන්තරයෙන් නාමික සම්මුති අනුගමනය කරන ආකාරයේ දේවල් අනුගමනය කරනවා නම්, ලේඛන ඉතා පහසුවෙන් සොයාගත හැකි වනු ඇත.
ඔබ තනි පුද්ගලයෙකු හෝ ව්යාපාර හිමිකරුවෙකු හෝ සේවකයෙකු හෝ තනි පුද්ගලයෙකු හෝ තනි පුද්ගලයෙකු හෝ වේවා, මම ගොනු ස්ථාන ලැයිස්තුවක් නිර්මාණය කිරීම නිර්දේශ කරමි. විශේෂිත ගොනු වර්ගයක් භාවිතා කරන පරිශීලකයන් මතක් කරමි. විශේෂිත ලිපි ලේඛන සොයා ගත හැකි ස්ථාන. ඔබේ ව්යාපාරය බොහෝමයක් වගේ නම්, ගොනුවේ ඔබේ පරිගණක පද්ධතියේ, අභ්යන්තර සේවාදායකයක්, වලාකුළක් තුළ හෝ ලිපිගොනු ආකෘති පත්රයක් වැනි ලිපිගොනුවක් වැනි ලිපිගොනු ආකෘති පත්රයක් ගොනු කර තිබේද යන්න ඇතුළත් කිරීමට හෝ ඇතුළත් නොකරන්න. නිදසුනක් ලෙස, ඔබ මගේ ව්යාපාරය තුළ රූප, වීඩියෝ හෝ කඩදාසි ඡායාරූප භාවිතා කරන බව සිතමු. ඔබගේ ගොනු ස්ථාන ලැයිස්තුෙව් ඇතුළත් කළ හැකි වනුෙය්:
ඩිජිටල් රූප / වීඩියෝ: පරිගණකය (හෝ සේවාදායකය) - ධාවකය E: / photos - සුදුසු විෂය ෆෝල්ඩරයේ ගොනුවේ
කඩදාසි ඡායාරූප: ගොනු කිරීමේ කැබිනට් 3 - ඡායාරූප - ඇල්ෆා විෂය අනුව
බෙදාහදාගත් ජාල හෝ වලාකුළු ධාවකයන් කැබින් කැබලි අච්චු දැමිය යුතුය.
අපගේ ලේඛන සුරක්ෂිත කර තබාගත හැකිද?
ලේඛන සුරැකීමේ ආරක්ෂාව සඳහා වන පළමු ආරක්ෂක සීමාව ව්යාපාරික ස්ථාන පරිශ්රම භෞතිකව ආරක්ෂා කරයි. සෑම ව්යාපාරයකම ආරක්ෂක පද්ධති, සනීපාරක්ෂක පද්ධතීන් වැනි, නිවෙස්වල ව්යාපාරයන් පවා ස්ථාපිත කළ යුතුය.
ආයුධ / ගිලා, ආරක්ෂක කැමරා සහ / හෝ මුර සංචාර සේවා වැනි වෙනත් ආරක්ෂක උපකරණවල ආයෝජනය කිරීමට අවශ්ය විය හැකිය. ඔබට ඔබේ විද්යුත් ලිපිගොනු ආරක්ෂා කිරීමට උත්සාහ කරන විට මුරපදයක් නිර්මාණය කිරීම සහ රහස් සංකේත නිර්මාණය කිරීමට ඔබට අවශ්ය සෑම විටම වැය කළ හැකිය. නමුත් ඔබගේ පරිගණකය සහ ඔබේ දෘඩ තැටිය සමඟ ගමන් කළ හැකි යමෙකුට පහසුවෙන් ගමන් කළ හැකිය.
සියලුම ආයාචන කැබිනට් නඩත්තු කළ හැකි අතර ව්යාපාරික වේලාවන් පසු රහසිගතව තබා ගත යුතු අතර, කිසිවෙකු විශ්වසනීය නොසිටිනු ඇතොත් දිවාආරමානයේදී එය අගුළු දමා ඇත.
විද්යුත් ලේඛන සඳහා පොදු ආරක්ෂක ක්රියා පටිපාටි, නිතිපතා ලේඛන පිටුබලය දීම සහ මුල් ලේඛන පිහිටා තිබෙන එකම දෘඪ තැටිය හැර වෙන කොහේ හෝ තැනක ලේඛන රක්ෂිතයන් තබා ගැනීම ඇතුළත් වේ. ස්වාභාවික විපත් මගින් ඔබේ ව්යාපාර දත්ත විනාශ වී යාමෙන් වැළකී සිටීම තහනම් කර ගැනීම - වලාකුළ ව්යාපාරය ව්යාපාරයට සුදුසු ය .
එම පරිගණක ජාලයේ සිටින සගයන් හෝ සේවකයින් සමඟ කුඩා ව්යාපාරවලට සමහර පරිශීලකයින්ගේ ප්රවේශය සීමා කිරීමට අවශ්ය වන අතර සමහර ජාල වල සම්පත් සමහරක් භාවිතා කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස, කළමනාකරණයට සීමා කර ඇති "ගිණුම්කරණය" නම් ජාල හෝ වලාකුලක් බෙදාහරින්නන්ගේ නාමාවලියක් තිබිය හැකිය. යම් පරිශීලකයෙකුට සම්පතක් වෙත පිවිසීමට අවසර ලබා දෙනවා වුවද, යෙදුමක් වැනි විශේෂිත ලේඛනයක් මුරපදය ආරක්ෂා කළ හැකිය. ලේඛන වල අන්තර්ගතයන් ද ගුප්තකේතනය කළ හැකි අතර ඒවා අවශ්ය වන එන්ක්රිප්ෂන් යතුර ඇති අයට පමණක් ප්රවේශ විය හැකිය.
සේවක සොරකම් දත්ත ආරක්ෂාව සඳහා තවත් තර්ජනයක්. සේවකයින් සමඟ කුඩා ව්යාපාරවලට ප්රතිපත්ති පිළිබඳ ගැටළුවක් ලෙස සේවකයින් පිළිබඳ පසුබිම් පරික්ෂා කිරීම් පරීක්ෂා කිරීම සහ රෙස්ටුරේම් කිරීම සිදු කළ යුතුය.
ඔබේ ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය ක්රියාත්මක කිරීම
ඉහත සඳහන් ප්රශ්න වලට පිළිතුරු සැපයීමෙන් පසු ඔබේ ලේඛන කලමනාකරණ සැලැස්ම නිර්මාණය කළ පසු, ඔබ එය ක්රියාත්මක කිරීමට සූදානම්ව සිටින අතර, ඔබේ ව්යාපාරයේ ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියේ විස්තර සියල්ල ඔබගේ කාර්ය මණ්ඩලය දැනගෙන ඒවා ලේඛන නිර්මාණය කිරීම, ගබඩා කිරීම සහ නැවත ලබා ගැනීමේදී අනුගමනය කළ යුතු ක්රියාමාර්ග අනුගමනය කරන්න.
ඔබේ සංවිධානය තුළ පිවිසෙන සහ භාවිතා කරන ලේඛන භාවිතා කරන ඕනෑම අයෙකු අනුගමනය කරමින්, ලිපි ලේඛන නම් කිරීම හා ගබඩා කිරීම වැනි දේවල් කරමින් සිටින බව සහතික විය යුතුය. විශේෂ ලිපිගොනු පහසුවෙන් සොයාගත හැකි සහ වැරදි චේතනාවලින් ආරක්ෂා කරගත හැකිදැයි පරීක්ෂා කිරීමට නිතිපතා පරීක්ෂා කිරීම.
දිනකට ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතියක් සැකසිය හැකි නමුත් එය නිරන්තරව කාලයත් සමඟ එය ක්රියාත්මක කිරීම සාර්ථක වනු ඇත. ත්යාගයන් විශාල ය: ඔබට එය අවශ්ය විට සොයා ගැනීමට අවශ්ය දේ සොයා ගැනීමට සහ සිතේ සාමය.