ඩිජිටල් ගොනු සඳහා ගොනු කළමනාකරණ ඉඟි
ඩෙස්ක්ටොප් පරිගණක, ලැප්ටොප් පරිගණක හෝ ජංගම උපාංග වල ලේඛන ගබඩා කිරීමට අමතරව තවත් ව්යාපාර ගණනාවක් මූලික ව්යාපාරික මෘදුකාංග හා ගොනු ගබඩාව සඳහා වලාකුළු භාවිතා කරයි. ( කුඩා ව ාපාර සඳහා වලාකුළු පරිගණකය සඳහා සුදුසුම වාතාවරණය සහ ක්ලවුඩ් පරිඝනකවල අවාසි 5 ක් ) බලන්න.
ගබඩා කිරීමේ ප්රශ්නය තවදුරටත් සංකීර්ණ වීම බොහෝ සේවකයන්ට ලේඛන හුවමාරු කර ගැනීම සඳහා අවශ්ය වේ.
කාර්යාලයක් තුළ මෙය සාමාන්යයෙන් ගොනුදායක සේවාදායක හෝ ජාලයට සම්බන්ධිත ආම්පන්න ආම්පන්නයක් (NAS) භාවිතා කරයි. හවුල් ජංගම දුරකථන ප්රවේශයක් අවශ්ය නම්, වලාකුළු තුළ ගබඩා කර තැබිය හැකිය සහ ප්රවේශ අවසර ලබා දීම මඟින් බෙදාහදා ගත හැකිය. මේ සියල්ලේ ප්රතිඵලයක් වලාකුළුවල ගබඩා කර ඇති පුද්ගලයන්ගේ ලේඛන සහ සමහරක් දේශීය හා සමහර තනි ලේඛනවල හෝ එක් ස්ථානයක පමණක් ගබඩා කර ඇති ලිපිගොනු කළමණාකරන රාත්රියක් විය හැකිය.
විද්යුත් ලිපිගොනු කළමනාකරණය සඳහා වන සංවිධානය
ලේඛන ගබඩා කිරීම කොතැනකවත් එය සංවිධානාත්මකව හා යාවත්කාලීනව තබා ගැනීම වැදගත් වේ. ඉලෙක්ට්රොනික් ෆයිල් කළමණාකරණයේ ඉලක්කය වන්නේ ඔබ සොයන දේ සොයා ගැනීමට හැකි වීම සහතික කිරීමයි. ඔබ එය නිර්මාණය කිරීම වසර ගණනාවකට පසුව වුවද එය සොයනු ඇත.
බොහෝ ව්යාපාරිකයින් එක් අවස්ථාවකදී හෝ වෙනත් අයෙකු පාරිභෝගික ඇමතුම් ලබා ගැනීමේ අපහසුතාවයට පත්ව ඇති අතර, අදාළ ඉන්වොයිසිය හෝ වෙනත් වැදගත් ගනුදෙනු ලේඛන ඉක්මණින් සොයා ගැනීමට නොහැකි වී ඇත.
සමානව විනෝදයක් වන අතර, ගණකාධිකාරීවරයාට හෝ සමාගමේ ගිණුම් වලට අදාළ ලිපි ලේඛන සොයා ගැනීමට උත්සාහ කරන අතර වසර අවසානයේදී අවට වෙව්ලනු ලැබේ.
ඩිජිටල් ලියකියවිලි නිසි ලෙස සංවිධානය කිරීම හවුල් පරිසරයක් තුළ විශේෂයෙන් තීරනාත්මක වේ - ඔබගේ එක් සේවකයෙකු නොමැති (තාවකාලිකව හෝ ස්ථිරව!) නොමැති නම් එම පුද්ගලයා විසින් නිර්මාණය කරන ලද හෝ කළමනාකරණය කරන ඕනෑම ලේඛනයක් පහසුවෙන් සොයාගත හැකිය.
(ඔබගේ ව්යාපාරික දත්ත ආරක්ෂා කර ගැනීම සඳහා අවංක, පිටත්වන සේවකයින් සමඟ ඇති දත්ත ගැටළු අහිමිවීම සැලකිල්ලට ගන්න. ව්යාපාර දත්ත ආරක්ෂණ නීති 6 බලන්න).
මෙම ගොනු කළමනාකරණ ඉඟි ඔබේ ගොනු ගොනුවට තබා ගත හැකි වනු ඇත:
1. වැඩසටහන් ගොනු සඳහා ප්රකෘති ස්ථාපනය කරන ෆෝල්ඩර භාවිතා කරන්න.
යෙදුම් වැඩසටහන් ස්ථාපනය කිරීමේදී පෙරනිමි ගොනු ස්ථාන භාවිතා කරන්න. වින්ඩෝස් යටතේ, සම්මත යෙදුම් ක්රමලේඛ වැඩසටහන් මගින් (ඩිරෙක්ට් පීටර්:) -> වැඩසටහන් ගොනු නාමාවලිය යටතේ පදිංචිව ඇත. වෙනත් තැන්වල අයදුම්පත් ස්ථාපනය කිරීම ව්යාකූල හා අනවශ්යය.
2. සියලු ලියකියවිලි සඳහා එක් ස්ථානයකි.
එක් එක් "මූල" ෆෝල්ඩරය යටතේ සියලුම ලේඛන තබන්න. වින්ඩෝස් පරිසරයක් තුළ එක් පරිශීලකයෙකු සඳහා ප්රකෘති පිහිටීම My Documents ෆෝල්ඩරය වේ.
ගොනු හුවමාරු කිරීමේ පරිසරයකදී එසේ කරන්න. එක් මූලික ෆෝල්ඩරයක් (නිදසුනක් ලෙස "බෙදාගත් ලේඛන") සාදා, root ෆෝල්ඩරය තුළ උප ෆෝල්ඩර තුළ සියලුම ලේඛන ගබඩා කරන්න. සියලුම විද්යුත් ලේඛන සඳහා තනි ස්ථානයක් සහිතව දේ සොයා ගැනීමට සහ උපස්ථ සහ සංරක්ෂිත ධාවනය කිරීම පහසු කරයි.
3. තාර්කික ධූරාවලියක් තුළ ෆෝල්ඩර නිර්මාණය කරන්න.
මේවා ඔබේ පරිගණකයේ ගොනු කිරීමේ කැබැල්ලක් වේ. ඔබගේ ෆෝල්ඩර නම් කිරීමට සරල භාෂාව භාවිතා කරන්න; අනාගතයේ දී මෙම ෆෝල්ඩර ලැයිස්තුව බැලීමට ඔබට අවශ්ය නොවේ. "TFK" හෝ ඔබ විසින් නිර්මාණය කරන ලද වෙනත් රසවත් කෙටි යෙදුමක් යනු කුමක්දැයි කල්පනා කිරීම පුදුමයට කරුණකි.
4. ෆෝල්ඩර තුළ නෙස්ට් ෆෝල්ඩර.
අවශ්ය වන විට මෙම ප්රධාන ෆෝල්ඩර තුළ වෙනත් ෆෝල්ඩර සාදන්න. නිදසුනක් ලෙස, " ඉන්වොයිසි " යනුවෙන් හඳුන්වන ෆෝල්ඩරය "2018", "2017" සහ "2016" යනුවෙන් හැඳින්වෙන ෆෝල්ඩර ඇතුළත් විය හැක. සේවාලාභියෙකු සඳහා නම් කරන ෆෝල්ඩරය ෆෝල්ඩර "පාරිභෝගික දත්ත" සහ "ලිපි ලේඛන" ඇතුළත් විය හැකිය. ඉලක්කය වන්නේ ලැයිස්තුගත නොවූ අනාථ ගොනු රැුසක් වෙනුවට ෆෝල්ඩරයක සෑම ගොනුවක්ම තිබීමයි.
කෙසේ වෙතත්, සංකීර්ණ, ගැඹුරින්-ස්ථර කළ ෆෝල්ඩර ව්යුහ නිර්මාණය නොකරන්න. හැකි සෑම අවස්ථාවකදීම විස්තරාත්මක ගොනු නාම භාවිතා කරන්න.
5. නාමකරණ සම්මුති අනුගමනය කරන්න.
ඇතැම් මෙහෙයුම් පද්ධති (Unix) වැනි ගොනු හෝ ෆෝල්ඩරවල ඉඩක් ඉඩ නොදේ, ඔබේ පරිගණක වටපිටාව මිශ්ර කළහොත් මෙය වළක්වා ගන්න. ඒ වෙනුවට සලකුණු කරන්නා ලෙස සලකුණු කරන්නා (උදා: Doe_John_Proposal.doc.) /? <> \: * | "↑ වින්ඩෝස් යටතේ ගොනු හෝ ෆෝල්ඩර නාම වල න්යෂ්ටිය තහනම් කර ඇත.
පහසුවෙන් හැඳිනාගත හැකි සහ අනවසරයෙන් ලබාගත හැකි විස්තර සහිත ගොනු නාම භාවිතා කරන්න. නමුත් ඒවා පිටතට නොයන්න. - ගොනු / මාර්ග නාමයන්ට දිගු සීමාවන් මෙහෙයුම් පද්ධති අතර වෙනස් වේ. වින්ඩෝස් යටතේ ගොනුවක් සඳහා උපරිම සම්පූර්ණ මාර්ග දිග (නිද. ධාවක ලිපිය + ෆෝල්ඩර නම් + ගොනු නාමය) අක්ෂර 260 කි. ජනවාරි හෝ කෝපරේෂන් සඳහා සංස්ථාව සඳහා ජන්ක් වැනි පොදු අවස්ථාවන් භාවිතා කළ හැක.
6. නිශ්චිත වන්න.
විද්යුත් ලිපිගොනු තාර්කික, නිශ්චිත නම් සහ හැකි නම් ගොනු නාමයන් ඇතුලත් කරන්න. ගොනු නාමකරණය කිරීමේදී ඉලක්කය වනුයේ ගොනුව විවෘත කර නොතිබීම සහ ගොනුව කුමක්දැයි කියන්නට ය. එමනිසා එම ලේඛනය ගනුදෙනුකරුවෙකුට ලියූ ලිපියක් නම්, ගෙවීම් කල් ඉකුත් වී ඇති බව මතක් කරන විට, එය "overdue_20180115" වැනි දෙයක් අමතන්න; "ලිපියක්" වැනි දෙයක් වෙනුවට. ලිපිය විවෘත නොකරන්නේ කවුරුන්දැයි ඔබ දැනගන්නේ කෙසේද?
ඔබ ඊමේල් හෝ ප්රොටෝන උපකරණ හරහා ලිපිගොනු හුවමාරු කර ගන්නේ නම්, ගොනු නාමයට වඩා විශේෂිත තොරතුරු ඇතුළත් කිරීමට අවශ්ය වනු ඇත, ෆෝල්ඩරයේ තොරතුරු හවුල් ගොනුව සමඟ ඇතුළත් නොකෙරේ. උදාහරණයක් ලෙස, ඔබේ ලේඛනය මගේ ලියකියවිලි \ ඉන්වොයිසි \ 2017 \ පාරිභෝගිකයින් \ Doe_John_20180416.doc ගොනුව බෙදා හදා හෝ ඊමේල් කරන විට, සියළු ලබන්නා දකින්නේ Doe_John_20170416.doc සහ ගොනුව පාරිභෝගිකයා බව කියන්නට නොහැකි විය හැකිය එය විවෘත කිරීමෙන් තොරව ඉන්වොයිසියක්.
7. ඔබ යන විට ගොනු කරන්න.
ලේඛනයක් ගොනු කිරීම සඳහා හොඳම කාලය වන්නේ එය මුලින්ම නිර්මාණය කළ විටය. එමනිසා ඔබේ ලේඛනය ගොනු කිරීම සඳහා "සුරකින්න" සංවාද කොටුව භාවිතා කිරීමට පුරුදු වන්න, පළමුවෙන්ම එය නිවැරදිව තබන්න.
8. ඔබගේ පහසුව සඳහා ඔබේ ගොනු ඇණවුම් කරන්න.
ඔබ ගොඩක් භාවිතා කරන ෆෝල්ඩර හෝ ගොනු තිබේ නම්, ඒවා ගොනු කිරීම මගින් ගොනු ලැයිස්තුවේ ඉහලට බල කරන්න. හෝ ගොනු නාමයේ ආරම්භයේ දී AA.
9. ඔබේ ලිපිගොනු නිතිපතා ඉවත් කරන්න.
සමහර විට "පැරණි" ඉහත සඳහන් "ඉන්වොයිසියේ" ෆෝල්ඩරයේ උදාහරණය ලෙස පැහැදිලි වේ. එය එසේ නොවේ නම්, පැරණි ගොනු පිරිසිදු කිරීමෙන් ඔබගේ ෆෝල්ඩර් ඉවත් නොකළ යුතුය.
ඔබට කිසි විටෙක ගොනුව නැවත කිසිදා අවශ්ය නොවනු ඇති බවට කිසිම සැකයක් නැතහොත් ව්යාපාර සම්බන්ධිත ගොනු මකා නොදමන්න. ඒ වෙනුවට, ඔබගේ මුල් ෆෝල්ඩරය යටතේ ඇති ප්රධාන බහාලුම් එකතුවේ, "පැරණි" හෝ "අක්රිය" යනුවෙන් හඳුන්වන ෆෝල්ඩරය සාදා, ඒවා ඔබ වෙත පැමිණෙන විට පැරණි ගොනු මාරු කරන්න.
( CRA හෝ IRS සඳහා ව්යාපාර වාර්තා තබා ගැනීමට ඔබ කොපමණ කල් තබා ගත යුතුද? ඔබේ බදු බැඳීම ඉටු කිරීමට ව්යාපාර වාර්තා තබා ගත යුතු කාලය විස්තර කරයි.)
10. ඔබගේ ලිපිගොනු නිතිපතා කරන්න.
ඔබ ඔබගේ ගොනු වෙනත් තැටියක් හෝ ටේප් එකක් පිටපත් කර ගත්තද, සාමාන්යයෙන් පසුගෙවුම් රීති සැකසීම සහ අනුගමනය කිරීම වැදගත් වේ. සාර්ථක පියවර උපස්ථ උපස්ථනයක් සඳහා පියවර 3 බලන්න.
හොද ලිපි කළමනාකරණය ඔබට අවශ්ය දේ සොයා ගැනීම පහසු කරයි
ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණය කිරීම ඔබේ ව්යාපාරයේ සමස්ත ලේඛන කළමනාකරණ උපාය මාර්ගයේ කොටසක් විය යුතුය. නිසි ලේඛන කළමණාකරණ සැලැස්මක් ගබඩා කිරීම, ලබා ගැනීම, රක්ෂිත සහ ආරක්ෂණ ඇතුලුව ලියකියවිලි පිළියෙල කිරීමේ සියලු අංග ඇතුළත් විය යුතුය.
සෙවුම් කාර්යය පුදුම දෙයක් නමුත් එය සෘජුවම ෆෝල්ඩරයක් හෝ ගොනුවක් වෙත යාමට හැකි වීම පහසු නැත. ඔබ මෙම ගොනු කළමනාකරණ උපදෙස් අනුගමනය කරන්නේ නම්, ඔබ යමක් කොහේදැයි නොදන්නේ නම්, ඔබ එය කොතැන දැයි දන්නේ - ඔබ සොයන දේ සොයා ගැනීම සඳහා විශාල වාසියක්. හොඳ ගොනු කළමනාකරණ ක්රමවේදයක් ඔබේ ව්යාපාර කාලය හා මුදල් සුරැකෙනු ඇත.